Assignment PR AND PUBLICITY

ASSIGNMENT PUBLIC RELATIONS PAPER PREPARATION PRESS CONFERENCE AFTER CRISIS

• JUDUL
Krisis Pada Product Ajinomoto
• Definisi Krisis :
Krisis adalah situasi yang merupakan titik balik (turning point) yang dapat membuat sesuatu tambah baik atau tambah buruk. Jika dipandang dari kaca mata bisnis suatu krisis akan menimbulkan hal-hal seperti berikut:
a. Intensitas permasalahan akan bertambah.
b. Masalah akan dibawah sorotan publik baik melalui media masa, atau informasi dari mulut ke mulut.
c. Masalah akan menganggu kelancaran bisnis sehari-hari.
d. Masalah menganggu nama baik perusahaan.
e. Masalah dapat merusak sistim kerja dan menggoncangkan perusahaan secara keseluruhan.
f. Masalah yang dihadapi disamping membuat perusahaan menjadi panik, juga tidak jarang membuat masyarakat menjadi panik.
g. Masalah akan membuat pemerintah ikut melakukan intervensi.

• TUJUAN
adalah Untuk dapat mengetahui bagaimana cara kita agar dapat mengatasi suatu masalah krisis yang terjadi pada perusahaan kita sendiri.
• STRATEGY
Strategi yang sudah kita lakkukan dalam menghadapi krisis adalah
Upaya menghadapi krisis tidak jauh berbeda dengan upaya seseorang menghadapi suatu penyakit ganas, yaitu upaya preventiv dan upaya kuratif.



a. Upaya preventif.
Upaya yang paling baik dalam mengatasi terjadinya krisis adalah upaya yang sifatnya preventif. Pada upaya preventif beberapa hal yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut :
Menumbuhkan kepercayaan masyarakat pada perusahaan.Bila masyarakat memiliki kepercayaan terhadap suatu perusahaan yang menghasilkan produk yang dikonsumsi oleh mereka, biasanya masyarakat tidak mudah termakan isu yang disebarkan oleh orang tertentu yang ingin merugikan perusahaan.

Bila terjadi kasus nyata suatu produk menimbulkan korban akibat sabotase dengan cara memasukkan racun atau barang berbahaya lainnya, adanya kepercayaan masyarakat terhadap perusahaan akan memudahkan manajemen krisis. Hal seperti ini pernah terjadi pada perusahaan Johnson & Johnson yang memproduksi obat pusing kepala merk ‘Tylenol’ di Amerika Serikat. Adanya kepercayaan publik bahwa tidak mungkin korban jatuh karena kelalaian pabrik dalam membuat obat telah menyelamatkan perusahaan Johnson & Johnson dari krisis yang berkepanjangan.

Pembentukan kepercayaan masyarakat terhadap perusahaan dapat ditempuh dengan cara membina hubungan baik dengan media-massa. Dengan adanya hubungan baik ini media-massa akan memberikan informasi yang baik tentang perusahaan. Selain itu adanya hubungan baik dengan media-massa akan menolong bilamana suatu ketika terjadi krisis melanda perusahaan. Sorotan media-massa terhadap krisis yang terjadi tidak terlalu diwarnai oleh publikasi yang merugikan.

Kepercayaan masyarakat terhadap perusahaan dipengaruhi pula oleh bagaimana ‘ímage’ perusahaan dimata masyarakat. Bila masyarakat melihat bahwa banyak keuntungan yang diberikan perusahaan kepada masyarakat, misalnya sumbangan untuk dana pemeliharaan kesehatan rakyat miskin, pembuatan rumah jompo, yatim piatu, beasiswa dan hal lain yang bersifat sosial, maka ‘image’ perusahaan dimata masyarakat akan baik. Selain itu membina hubungan dengan tokoh masyarakat, pimpinan informal (bukan bagian birokrasi pemerintahan) seperti pemuka agama, akan sangat membantu pembentukan image yang baik. Image baik ini sangat memperkuat daya perusahaan di dalam tahan menghadapi krisis. Masyarakat tidak mudah termakan isu yang merugikan perusahaan.
Image perusahaan yang baik dapat pula dibentuk dengan menciptakan ‘rule of conduct’ bagi setiap karyawan perusahaan yang selalu ramah dan mudah menolong dalam berhubungan dengan masyarakat. Tentu saja ‘rule of conduct’ yang baik ini akan besar kemungkinannya untuk dilakukan para karyawan bila perusahaan memberikan suasana kerja yang menyenangkan bagi para karyawan.

Selain itu upaya preventif dapat pula dilakukan dengan membina hubungan yang baik dengan aparat pemerintah. Aparat pemerintah memegang posisi sentral di dalam membantu mengatasi problem perusahaan. Larangan terhadap produk atau himbauan agar masyarakat tidak mudah termakan isu biasanya dilakukan oleh pemerintah. Khususnya bagi perusahaan di negara berkembang adalah sangat penting untuk membina hubungan yang baik ini, karena di negara berkembang peranan pemerintah dalam kegiatan kehidupan masyarakat sangat dominan. Hampir semua aspek kehidupan sangat dipengaruhi oleh pemerintah. Peranan aparat pemerintah di lini bawah, seperti ketua RT, RW, RK, lurah, camat dan bupati sangat besar artinya di dalam meredakan isu bila suatu ketika terjadi krisis yang melanda produk perusahaan. Namun seringkali bagian pemasaran produk (salesman) kurang memperhatikan arti penting pembinaan hubungan pribadi dengan para tokoh masyarakat ini.

Satu bagian penting dari benteng pertahanan di dalam menghadapi krisis adalah lini terbawah mata rantai pemasaran. Bila produk yang dijual adalah produk seperti rokok, roti, sabun, dan barang keperluan sehari-hari, mata rantai terbawah ini adalah pengecer seperti toko, warung dan dan pedagang asongan. Bila perusahaan dapat membina hubungan baik dengan lini bawah ini, maka sangat besar kemungkinan mereka akan ikut membantu mengurangi permasalahan akibat krisis. Sebagai contoh, termakannya masyarakat oleh isu rokok yang mengandung racun, akan dapat dinetralisir dengan cara sipenjual rokok mengisap rokok yang diduga beracun.

Cukup sering terjadi bagian pemasaran suatu perusahaan tidak mempunyai catatan yang lengkap dan rinci tentang kemana saja produk tersebut dijual. Sebaiknya catatan lengkap yang berupa nama dan alamat toko/warung yang menjual dicatat serinci mungkin. Tugas mencatat serinci mungkin di lakukan oleh agen (distributor) yang ditunjuk. Catatan yang rinci tentang pengecer barang ini akan sangat dibutuhkan bila ada krisis. Dalam kasus produk tercemar racun, penarikan barang dari pasaran akan dapat cepat dilakukan untuk menghindari bertambahnya korban.

Usaha preventif yang lain adalah menyiapkan ‘program manajemen krisis’. Dalam situasi normal perlu ada tim khusus yang dibentuk yang akan menangani krisis bila suatu ketika krisis terjadi. Anggota tim krisis ini diambil dari beberapa unsur, bidang produksi, pemasaran, public relation, dan bagian lain yang kiranya terkait. Beberapa perusahaan maju di USA bahkan memiliki ruang khusus yang dipersiapkan untuk Tim Manajemen Krisis. Di dalam ruangan ini dipersiapkan segala informasi tentang apa yang harus dilakukan bila suatu krisis terjadi, siapa orang/perusahaan/pejabat yang harus dihubungi lengkap dengan nomor tilpon, alamat, dan tempat yang paling mudah dihubungi. Tim yang seperti ini misalnya sudah dimiliki oleh perusahaan penerbangan didalam menghadapi krisis, baik itu berupa kecelakaan pesawat, pembajakan dll.

Di saat tidak ada krisis terjadi, Tim ini biasanya melakukan permainan simulasi menghadapi krisis. Permainan simulasi ini dibutuhkan untuk untuk melatih kecepatan bertindak bila krisis betul-betul terjadi. Permainan simulasi ini sering dilakukan oleh angkatan bersenjata di beberapa negara. Di masa damai mereka bermain latihan perang-perangan unrtuk melatih kemampuan menghadapi perang yang sebenarnya. Di Amerika Serikat sering dilakukan latihan bahaya kebakaran di gedung bertingkat. Maksudnya adalah untuk membiasakan para penghuni bertingkat untuk menyelamatkan diri bila terjadi kebakaran yang sesungguhnya.

Permainan simulasi ini perlu dilakukan tidak hanya sekali. Hal ini dimaksudkan agar kesiapan dan kesadaran bahwa krisis sewaktu-waktu dapat terjadi selalu dalam pikiran pemegang keputusan di perusahaan.

b. Upaya Kuratif.
Pada saat krisis melanda perusahaan ada beberapa langkah yang perlu dilakukan di dalam penanganan krisis. Hal pertama adalah mengidentifikasi krisis kemudian diikuti oleh mengisolasi krisis dan yang terakhir adalah menangani krisis.
Menangani krisis
Bila Tim manajemen krisis sudah dibentuk dan sudah berhasil mengidentifikasikan krisis, maka langkah selanjutnya adalah melakukan analisis untuk menentukan tindakan apa yang harus diambil.
Untuk membuat keputusan yang tepat diperlukan informasi yang lengkap dan teknik pengambilan keputusan yang baik, serta sikap mental yang mendukung. Oleh karena itu sangat diperlukan pengetahuan yang memadai dalam hal teknik pengambilan keputusan. Pengalaman yang diperoleh melalui training ‘pengambilan keputusan’ akan sangat bermanfaat di dalam menghadapi krisis.
Begitu cepatnya perubahan terjadi di masa krisis, pengambilan keputusan pun berada dalam suasana yang mudah pula berubah. Di masa krisis memang keputusan yang dibuat harus fleksibel sehingga dapat mengakomodasi keadaan. Perlu diingat bahwa menangani krisis adalah menangani keputusan dengan cara yang baik.
Di masa krisis, sering terjadi perusahaan mendapat sorotan negatif dari media masa. Ketertutupan akan media masa akan membuat perusahaan semakin menjadi sorotan. Upaya menghindari media masa akan menimbulkan kesan bahwa perusahaan menyembunyikan sesuatu. Hal ini akan merugikan ‘image’ perusahaan di mata masyarakat. Oleh karena itu diperlukan adanya keterbukaan dan kejujuran tim krisis di dalam memberikan informasi tentang hal-hal yang terjadi .
Agar pemberian informasi kepada media masa menguntungkan pihak perusahaan, sangat dianjurkan untuk menunjuk seorang juru bicara yang bisa tenang menghadapi pertanyaan dari pihak wartawan. Selain itu apa-apa yang perlu dikomunikasikan perlu dibicarakan lebih dahulu agar tidak menimbulkan kerugian. Keterlibatan pakar komunikasi, psikolog, dan ahli di bidang ‘public relations’ sangat disarankan dalam penyusunan informasi yang akan disampaikan kepada media masa.
Crisis yang terjadi pada perusahaan kami adalah sebuah krisis pada saat terjadi penarikan produk dari tempat – tempat yang menyediakan produk kami. Namun, pada akhirnya kami meminta untuk menguji kembali apakah benar rumors yang beredar jika produk kami ajinomoto mengandung babi, namun, ternyata hasil laboratorium menyatakan negative itu hanya gosip semata. Dan pada akhirnya badan POM dan MUI memberikan verifikasi halal untuk produk kami dan dapat beredar kembali di masyarakat
• INVITED LIST
Media Elektronik dan Media cetak seperti :
a) RCTI
b) METRO TV.
c) TV ONE
d) TRANS TV
e) TRANS 7
f) SCTV
g) KORAN SEPUTAR INDONESIA
h) MEDIA INDONESIA
i) KOMPAS
j) JAKARTA POST








RUNDOWN
No Time Program Des PIC Propose Audio Standby

1 18.00 - 19.00 Cek & Recek all equiepment - All team All Team

2 19.00 - 19.05 Opening by Mc Mc Present program REJUVINATE Mc announce the aundiece mic Mc
the event&program
3 19.05 - 19.15 Produk Knowlegde PA announce produk REJUVINATE PA ask aundiece to join mic Artis,Mc, Crew
Knowledge the Produk advatage

4 19.15 - 19.20 Mc Present Guest star Mc Present & announcer REJUVINATE Artis prepare to show mic Artis,Mc, Crew
guest star

5 19.20 - 19.35 Gues star perform Guest star sing 2 song REJUVINATE artis show guest star Mc, Crew
equiepment

6 19.35 - 19.45 Mc present games Mc announce games & REJUVINATE Mc ask the audience to mic Mc, Crew,PA
Prize join the game

7 19.45 - 20.00 Mc Present the New Produk Mc, PA first present the REJUVINATE New Produk Present in Mic, Screen, Mc,Crew,
Produk front of the audience product

8 20.00 - 20.05 Mc Present band Guest star Mc Present & announcer REJUVINATE Artis prepare to show mic Artis,Mc, Crew
band gues star

9 20.05 - 20.30 Band Gues star perform Band sing 2 song REJUVINATE artis show band Equiep Artis,Mc, Crew


10 20.30 - 20.35 Mc Present the Doorprize Mc announce games & REJUVINATE Mc ask Doorprize goes to mic Mc, Crew, artis
Prize

11 20.35 - 20.55 Gues star perform Guest star sing 3 song REJUVINATE artis show guest star Mc, Crew
BUDGET

 Snack : Rp. 500.000
 Makan Siang : Rp. 3.000.000
 Goody bag /souvenir : Rp. 2.000.000
 Dokumentasi : Rp. 1.500.000
 P3k : Rp. 250.000
 Artis : Rp 25.000.000
 Mc : Rp. 5.000.0000
 Biaya tak terduga : Rp. 500.000 +
 TOTAL Rp. 377.500.000